Buono a Sapersi!
Alcuni principi relativi alla gestione del tempo

Ecco alcuni principi relativi alla gestione del nostro tempo

Quante volte abbiamo sentito dire, non ho tempo nemmeno per me stesso; sono sempre di fretta; vorrei ma non posso, perché non ho tempo; Sto inseguendo il tempo al punto da non poter decidere cosa fare e cosa non fare, se trovassi un po’ di tempo!

La capacità di gestire il proprio tempo è determinante per essere più efficaci e più efficienti sul lavoro e nella vita. Ecco alcuni semplici principi su cui riflettere.

La gestione del tempo richiede volontà e leadership

La vita ci impone una scelta tra "gestire il nostro tempo" oppure "essere gestiti dai nostri impegni". Nel momento in cui siamo in grado di gestire il nostro tempo possiamo dire di avere potenziato la nostra leadership sul tempo.

Chi è gestito dal tempo usa la parola DEVO,

Chi gestisce il tempo usa la parola VOGLIO

Il tempo è la più democratica delle risorse

Abbiamo una banca che tutte le mattine ci mette a disposizione 86.400 secondi sul nostro conto gratuitamente. Ponendoci un unico vincolo che quel tempo va utilizzato e non può essere rinviato. Siamo arbitri assoluti di come intendiamo utilizzarlo.

Se il conto è uguale per tutti, non altrettanto può dirsi della sua utilizzazione, possiamo scegliere, infatti, se investire quei secondi produttivamente o sprecarli, la scelta è squisitamente nostra. Da questa scelta dipende in buona parte il nostro successo professionale.

Per essere certi di fare degli ottimi investimenti dobbiamo avere l’abilità di tenere costantemente sotto controllo le aree chiave del nostro lavoro.

La gestione del tempo richiede un’attitudine vincente

Ci sono alcune aree che sono di sicuro sotto il nostro controllo (la pianificazione del lavoro, il rispetto degli impegni, l’agenda), altre invece dipendono dalla nostra leadership sugli altri (la gestione delle interruzioni, far rispettare gli impegni presi, comunicare efficacemente, dire di no), altre ancora non dipendono da noi e sono fuori del nostro controllo (i must aziendali, i limiti di competenza dei collaboratori, le normative, le regole e le procedure aziendali).

Le situazioni modificabili sono quelle relative alla nostra leadership e alla nostra volontà.

Quelle più difficili da modificare sono quelle relative al cambiamento ovvero alla volontà di cambiare i nostri comportamenti e quindi alla capacità di uscire dalla nostra area di comfort che conosciamo bene, ci dà molta sicurezza, ed è rappresentata dalle nostre abitudini, anche quelle sbagliate, che solo con un’attitudine vincente e molta motivazione riusciremo a cambiare.

L’abitudine, “una costante, spesso inconscia inclinazione a comportarsi in un certo modo, acquisita attraverso la continua ripetizione. Un’abitudine è una tendenza costante della mente o del carattere”.
Le abitudini nascono dalla nostra area di comfort, un’area che ci spinge non ai comportamenti più produttivi e razionali, ma ai comportamenti che ci sembrano più comodi, meno impegnativi. La nostra area di comfort è pilotata dal subconscio, il nostro pilota automatico che ci permette di fare tante cose simultaneamente senza la fatica di pensare.

Dobbiamo abituarci a fermarci, riflettere e decidere che cosa vogliamo ottenere dalla nostra vita sia privata che professionale. Possiamo definire una "vision" del nostro futuro, cioè un quadro "realisticamente idealizzato", di noi stessi fra uno, due, cinque anni.

Più incalzanti e frenetici sono i nostri ritmi di lavoro e nella nostra vita, maggiore sarà il rischio di essere travolti dalla routine svolgendo un’attività solo reattiva per fronteggiare tali impegni.
Per fuggire da questa situazione, che può essere causa di stress e sicuramente di inefficienza, dobbiamo avere l’abilità di fermarci, riflettere e porci alcune semplici domande tipo:

Cosa mi aspetto dal mio lavoro?
Se potessi visualizzare il mio futuro fra 1-2 o più anni dove vorrei essere?

Ecco alcune semplici regole che ci possono aiutare a migliorare la nostra gestione del tempo:

1. Ogni Input che comporta un’attività da svolgere va trascritto in agenda.

2. L'agenda deve essere l'unica fonte informativa delle nostre attività di breve periodo.

3. Ogni attività viene trascritta nel periodo in cui si intende realizzarla: ora precisa, giorno, settimana, mese.

4. Ogni attività deve avere una priorità (A-B-C-D)

5. Ogni attività può riportare il collegamento ad eventuali archivi dove reperire la documentazione. In particolare per il collegamento Agenda – file progetti.

6. Distinguere gli impegni semplici (una singola attività), da quelli complessi (insieme concatenato di attività) per i quali occorre una specifica progettazione.

Definizione delle priorità

Non avremmo bisogno di parlare di priorità se il tempo disponibile fosse superiore al tempo richiesto per espletare il carico di impegni giornalieri, ma quest'evento può verificarsi solo raramente pertanto siamo spesso costretti a dover fare, per carenza di tempo, delle scelte prioritarie.